ZAŁATWIANIE SPRAW


W URZĘDZIE GMINY HAJNÓWKA SPOSÓB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW JEST NASTĘPUJĄCY:

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju (faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, listy polecone, ekspresowe, pisma procesowe itp.) wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.

2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

  • adresowanych imiennie, które przekazywane są adresatom,

  • wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,

  • z klauzulą "Zastrzeżone".

3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru kancelaryjnego, pod którym zarejestrowano daną korespondencję, zaś na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przekazuje się zgodnie z dyspozycją kierownika pracownikom za pokwitowaniem.

4. Pracownicy, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku - przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Sprawy nie załatwione w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie daty załatwienia. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma przeznaczone do wysłania wysyła się zgodnie z dyspozycją (polecony, ekspres itp.) i wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju i pocztowej książki nadawczej. Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

Informacja dotycząca sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu podmiotu tworzącego podmiotową stronę Biuletynu, a nie udostępnionych w Biuletynie.

Wszystkie informacje publiczne, które nie są zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej, a które są w zasobach Urzędu Gminy w Hajnówce, są zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) udostępniane w tutejszym urzędzie na pisemny wniosek. Od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie będzie wymagane wykazanie interesu prawnego lub faktycznego. Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Metryka strony

Udostępniający: Urząd Gminy Hajnówka

Wytwarzający/odpowiadający: Barbara Ostapczuk

Wprowadzający: Barbara Ostapczuk

Data wprowadzenia: 2005-01-24

Data modyfikacji: 2005-02-24

Opublikował: Barbara Ostapczuk

Data publikacji: 2005-01-24