Załącznik do
Zarządzenia Nr 50 / 05
z dnia 03 stycznia 2005r.
Wójta Gminy Hajnówka

 

R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y
Urzędu Gminy w HAJNÓWCE

Urząd Gminy zwany dalej "Urzędem" realizuje zadania:

§ 1

1. Własne - wynikające z ustawy o samorządzie gminnym, określone innymi ustawami, Statutem Gminy oraz uchwałami rady gminy.

2. Zlecone - z zakresu administracji rządowej przekazane gminie na podstawie ustaw, zadania z zakresu właściwości powiatu i z zakresu właściwości województw - po podpisaniu porozumienia z tymi jednostkami i zapewnieniu przez nie środków finansowych.

§ 2

1. Pracą urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy oraz sprawuje nadzór nad komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami pracy oraz pracownikami obsługi.

2. Do obowiązków Wójta należy w szczególności:

    1. reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy,

    2. wykonywanie budżetu gminy,

    3. przygotowywanie projektów uchwał Rady,

    4. określenie sposobu wykonywania uchwał Rady,

    5. gospodarowanie mieniem komunalnym,

    6. podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,

    7. nawiązywanie, rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Urzędu Gminy i Kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych oraz ustalanie wynagrodzenia,

    8. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,

    9. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

    10. jest terenowym organem obrony cywilnej.

3. Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta. W razie nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, Zastępca sprawuje funkcję Wójta.

4. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie oraz organizuje pracę Urzędu, prowadzi sprawy powierzone przez Wójta, a w szczególności wykonuje funkcję kierownika administracyjnego Urzędu Gminy i w tym zakresie :

    1. czuwa nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu,

    2. opracowuje zakresy czynności dla poszczególnych pracowników,

    3. nadzoruje czas pracy pracowników,

    4. opracowuje projekty aktów regulujących strukturę i zakres działania Urzędu Gminy i jego komórek wewnętrznych,

    5. dba o wygląd budynku urzędu i jego otoczenia,

    6. nadzoruje przygotowanie projektów aktów prawnych Wójta,

    7. wykonuje obowiązki w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta,

    8. pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu,

    9. współpracuje z Radą Gminy i odpowiada za właściwe przygotowanie materiałów,

    10. nadzoruje kompletowanie dokumentacji przez pracownika d/s obsługi rady

    11. odpowiada za współpracę z radami sołeckimi,

    12. przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,

    13. nadzoruje nad obiegiem dokumentów i instrukcją kancelaryjną oraz rzeczowym wykazem akt,

    14. organizuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną Urzędu i jego jednostek organizacyjnych,

    15. prowadzi rejestr skarg i wniosków,

    16. wykonuje inne czynności powierzone przez Wójta na podstawie art. 33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym,

    17. prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych,

    18. udostępnianie informacji w sprawach publicznych na zasadach określonych w przepisach.

5. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu i pełni jednocześnie funkcję kierownika referatu finansowego. Do jego obowiązków należy w szczególności:

    1. przygotowuje propozycje realizacji budżetu ,

    2. przekazuje pracownikom urzędu wytyczne do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem budżetu,

    3. przygotowuje propozycje do projektu budżetu,

    4. dokonuje analizy budżetu i na bieżąco informuje Wójta,

    5. dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych,

    6. zapewnia ochronę mienia komunalnego /przez wskazanie jak ta ochrona ma wyglądać, np. ubezpieczenia/,

    7. informuje Radę Gminy o odmowie złożenia kontrasygnaty,

    8. realizuje zadania wynikające z ustaw, m.in. o finansach publicznych, podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym, opłacie skarbowej,

    9. przedstawia propozycje, co do mienia sołeckiego i nadzoruje jego zarządzanie.

§ 3

W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1. Referat finansowy w składzie:

    a) Skarbnik Gminy,

    b) Stanowiska ds. finansowych,

    c) Stanowiska ds. podatków i opłat.

2. Referat inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami w składzie:

    a) Kierownik referatu,

    b) Stanowiska ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i drogownictwa,

    c) Stanowisko ds. obrotu ziemią i rolnictwa.

3. Gminne Centrum Reagowania.

4. Samodzielne stanowiska pracy do spraw:

    a) organizacyjno-osobowych,

    b) społeczno-administracyjnych, spraw obronnych i obrony cywilnej,

    c) obsługi Rady i jej organów,

    d) Geodeta gminny,

    e) Informatyk.

5. Radca prawny.

6. Pracownicy obsługi:

    a) robotnicy gospodarczy,

    b) kierowca samochodu osobowego,

    c) sprzątaczka.

§ 4

Referaty i poszczególne stanowiska pracy oraz jednostki organizacyjne gminy prowadzą sprawy związane z realizacją zadań gminy, kompetencji Rady Gminy oraz Wójta Gminy.

§ 5

Do zadań wspólnych referatów i poszczególnych stanowisk pracy należy w szczególności:

1) Współdziałanie z organami administracji rządowej.

2) Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.

3) Posiadanie niezbędnej wiedzy z zakresu znajomości przepisów prawa, w szczególności prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów gminnych.

4) Współdziałanie z organami samorządu oraz organizacjami społeczno-politycznymi gminy.

5) Rozpatrywanie oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli oraz interpelacje i wnioski radnych.

6) Opracowywanie niezbędnych informacji, analiz, sprawozdań, projektów uchwał dla Rady.

7) Opracowywanie propozycji do projektu budżetu gminy w zakresie prowadzonych spraw.

§ 6

Do podstawowego zakresu działania poszczególnych referatów i stanowisk pracy należy:

1. Do zadań referatu finansowego należy w szczególności:

    1. opracowywanie prognoz finansowych gminy,

    2. przygotowanie propozycji do projektu rocznego budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych oraz przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia,

    3. wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami finansowymi oraz okresowe informowanie organów gminy o przebiegu realizacji,

    4. prowadzenie spraw z zakresu podatków, opłat i innych wpływów gminy /wymiar, egzekucja, właściwa ewidencja/,

    5. proponowanie wysokości podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w zakresie realizacji zobowiązań podatkowych przez osoby fizyczne,

    6. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędem Skarbowym oraz organami bankowymi,

    7. nadzór i kontrola nad działalnością finansową podległych gminie jednostek organizacyjnych,

    8. prowadzenie spraw płacowych pracowników urzędu i niektórych gminnych jednostek organizacyjnych,

    9. prowadzenie ewidencji mienia gminy i jego ochrona,

    10. prawidłowa realizacja ustaw o dochodach i finansach gmin, o podatkach i opłacie skarbowej,

    11. negocjacje z organami administracji rządowej o wysokości środków finansowych na realizację zadań zleconych,

    12. przygotowywanie projektów uchwał organów gminy w sprawach majątkowych przekraczających zakres zwykłego zarządu,

    13. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych,

    14. prowadzenie kasy gminy,

    15. wydawanie zaświadczeń,

    16. załatwianie spraw związanych z udzielaniem ulg, odroczeń terminów płatności, rozkładania na raty i umorzeń w zakresie zobowiązań pieniężnych,

    17. obsługa finansowo - księgowa jednostek tj. Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Gminnej Biblioteki Publicznej.

2. Do zadań referatu inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami należy w szczególności:

    1. przygotowanie, realizacja i nadzór nad prowadzeniem inwestycji i remontów,

    2. prowadzenie spraw związanych z zakresu utrzymania gminnych obiektów, użyteczności publicznej - remonty,

    3. realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów w zakresie zamówień publicznych,

       a) przygotowanie projektów ogłoszeń o przetargu,

      b) opracowanie projektów specyfikacji warunków zamówienia,

      c) przygotowanie materiałów do wyboru oferenta.

    4. współpraca ze służbą sanitarno-epidemiologiczną,

    5. planowanie i nadzór w zakresie budowy, remontów i utrzymanie dróg,

    6. wykonywanie zadań należących do gminy a wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie / Dz. U. z 1996 roku Nr 132 z późn. zm./,

    7. przygotowanie niezbędnych dokumentów do sporządzania oraz zmian studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania gminy,

    8. przygotowanie projektów aktów prawnych w sprawie opracowania planu przestrzennego zagospodarowania gminy,

    9. wykładanie planu do publicznego wglądu,

    10. przygotowanie ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,

    11. wydawanie decyzji w zakresie upoważnienia udzielonego przez Wójta,

    12. prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalową,

    13. wykonywanie zadań gminy z zakresu ochrony środowiska,

    14. wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 27.04.2001 roku o odpadach /Dz.U. Nr 62 z 2001 roku z późn. zm./,

    15. prowadzenie spraw związanych z tworzeniem zasobów gruntów gminy - mienia komunalnego na cele budowlane,

    16. prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem i użyczenie nieruchomości,

    17. prowadzenie spraw w zakresie wykonywania prawa pierwokupu,

    18. prowadzenie spraw związanych z wykupem lub wywłaszczeniem nieruchomości,

    19. wykonywanie zadań wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych,

    20. wykonywanie niektórych zadań wynikających z ustawy prawo geodezyjne kartograficzne,

    21. współdziałania ze służbą weterynaryjną,

    22. współdziałanie ze służbami ochrony roślin,

    23. prowadzenie archiwum zakładowego,

    24. współpraca z jednostkami OSP na terenie gminy,

    25. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

    26. wykonywanie zadań z zakresu kultury i kultury fizycznej,

3. Do zadań Gminnego Centrum Reagowania należy wykonywanie zadań określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2002r. w sprawie sposobu tworzenia gminnego zespołu reagowania, powiatowego i wojewódzkiego zespołu reagowania kryzysowego oraz rządowego zespołu koordynacji kryzysowej i ich funkcjonowania.

4. Do zadań stanowiska ds. organizacyjno-osobowych należy w szczególności:

    1. prowadzenie spraw osobowych pracowników i niektórych jednostek organizacyjnych,

    2. załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury,

    3. przygotowanie decyzji Wójta w sprawach płacowych, nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, specjalnych, wyróżnień i nagradzania,

    4. prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy i czasem pracy,

    5. nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w urzędzie, szkolenie pracowników,

    6. obsługa sekretariatu Wójta Gminy i prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu,

    7. nadzór nad pracą sprzątaczki,

    8. prowadzenie rejestru upoważnień udzielonych przez Wójta.

5. Do zadań stanowiska ds. społeczno-administracyjnych, spraw obronnych obrony cywilnej należy w szczególności:

    1. realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności

    2. realizacja zadań wynikających z przepisów o dowodach osobistych współdziałanie z organizacjami społecznymi,

    3. udzielanie i cofanie pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych,

    4. wykonywanie zadań z zakresu rejestracji i poboru,

    5. wykonywanie zadań z zakresu spraw obronnych i obrony cywilnej,

    6. prowadzenie kancelarii tajnej,

    7. prowadzenie spraw wojskowych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,

    8. realizacja zadań z zakresu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych,

    9. prowadzenie dokumentacji z zakresu Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego.

6. Do zadań stanowiska ds. obsługi Rady i jej organów należy w szczególności :

    1. zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi Rady Gminy oraz Komisji,

    2. protokołowanie posiedzeń Rady i Komisji,

    3. kompletowanie materiałów na obrady Rady Gminy,

    4. prowadzenie ewidencji uchwał Rady, wniosków i interpelacji Radnych,

    5. prowadzenie niezbędnych rejestrów przewidzianych w instrukcji kancelaryjnej, w tym rejestru przepisów prawa miejscowego,

    6. obsługa spotkań radnych z wyborcami,

    7. wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Referendum oraz organów samorządu gminnego.

    8. wydawanie kart i rozliczanie kierowcy samochodu osobowego,

    9. prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi, drukami i materiałami kancelaryjnymi,

    10. prowadzenie spraw związanych z działalnością socjalną,

    11. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

    12. promocja i rozwój gospodarczy gminy,

    13. gromadzenie materiałów do prowadzonej strony internetowej gminy,

    14. informatyzacja zadań realizowanych w urzędzie.

7. Do zadań geodety należy w szczególności:

    1) tworzenie zasobów gruntów gminy - mienia komunalnego na cele budowlane,

    2) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczeniem lub wykupem nieruchomości,

    3) realizacja zadań gminy wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych,

    4) wykonywanie zadań wynikających z prawa geodezyjnego i kartograficznego.

8. Do zadań radcy prawnego należy w szczególności:

    1) obsługa prawna urzędu i rady gminy,

    2) kompletowanie zbioru przepisów prawnych,

    3) zastępstwo procesowe w sądach powszechnych i w organach administracji.

9. Do zadań informatyka należy w szczególności:

    1. Wykonywanie zadań wynikających z funkcji administratora bezpieczeństwa informacji a w szczególności:

       1. nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych urządzeniami teletransmisji,

       2. zarządzanie hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających ich zmiany zgodnie z wytycznymi, które winny być zawarte w        instrukcji w sprawie zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych,

       3. nadzór nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie przetwarzającym dane osobowe:

          a) ustalanie identyfikatorów użytkownika i ich haseł,

          b) dopilnowanie aby hasła były zmieniane co miesiąc,

          c) dopilnowanie aby dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie był możliwy tylko po podaniu identyfikatora i właściwego hasła,

          d) dopilnowanie, aby identyfikatory osób, które utraciły uprawnienia do przetwarzania danych osobowych zostały unieważnione,

    2. Udzielanie instruktażu pracownikom urzędu w zakresie obsługi komputerów,

    3. Egzekwowanie warunków gwarancji udzielonych na sprzęt komputerowy,

    4. Sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem sieci i sprzętu komputerowego.

10. Sprawy z zakresu postępowania administracyjnego związanego z przygotowaniem rozstrzygnięć m.in. : decyzji administracyjnych, w zakresie działalności gospodarczej, zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i dodatków mieszkaniowych prowadzi Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce.

11. Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych:

Zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych prowadzi administrator - pracownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

§ 7

Szczegółowe wykazy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników urzędu zawierają zakresy czynności.

§ 8

Integralną część regulaminu stanowią załączniki określające:

    1) zasady podpisywania pism i decyzji - załącznik nr 1,

    2) zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli - załącznik nr 2,

    3) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej - załącznik nr 3,

    4) zasady wykonywania funkcji kierowniczych - załącznik nr 4,

    5) symbole komórek organizacyjnych - załącznik nr 5.